Najważniejszy wynik

Powyższe wyniki nie obejmują podatków ani kosztu narzędzi branżowych.
Nie są też prognozą wydatków każdej małej firmy. Pokazują, jak zmienia się
koszt po przydzieleniu płatnych kont większej liczbie użytkowników.

Założenia kalkulacji

Aby obliczenia były możliwe do zweryfikowania, przyjmujemy:

• firma składa się z pięciu osób;
• wszyscy potrzebują firmowej poczty i przestrzeni na dokumenty;
• nie każdy pracownik potrzebuje płatnego dostępu do każdego programu;
• ceny dolarowe przeliczamy według przykładowego kursu 1 USD = 4,00 zł;
• wykorzystujemy ceny katalogowe przy rozliczeniu rocznym, jeżeli zostały podane;
• kwoty nie uwzględniają VAT, podatków lokalnych ani kosztów przewalutowania;
• nie uwzględniamy czasowych promocji dla nowych klientów;
• ceny i warunki mogą ulec zmianie.

Jakich funkcji potrzebuje mała firma?

Przed wyborem marek warto określić potrzebne funkcje. Typowy zestaw może
obejmować:

• firmową pocztę elektroniczną;
• kalendarze i współdzielone dokumenty;
• przechowywanie plików;
• zarządzanie zadaniami;
• bazę klientów lub CRM;
• komunikację wewnętrzną;
• narzędzie do przygotowywania grafik;
• asystenta AI;
• automatyzację powtarzalnych procesów;
• księgowość i narzędzia wymagane w danej branży.

Nie każda funkcja wymaga osobnej subskrypcji. Przykładowo Google Workspace
obejmuje pocztę, kalendarz, dokumenty, arkusze, wideokonferencje i przestrzeń
na pliki. Dodanie osobnych programów do każdej z tych czynności może
niepotrzebnie zwiększyć koszt.

Wariant 1: minimalny stack za 157,50 zł miesięcznie

Ten wariant zakłada płatność wyłącznie za podstawową przestrzeń firmową.
Pozostałe potrzeby są obsługiwane przez funkcje zawarte w pakiecie albo
bezpłatne plany innych usług.

Roczny koszt wynosi 1 890 zł. W praktyce wariant może wystarczyć firmie,
która nie prowadzi jeszcze złożonej sprzedaży, a zadania obsługuje
za pomocą Dokumentów, Arkuszy, Kalendarza i Dysku Google.

Najważniejsze ograniczenia

• bezpłatny HubSpot CRM obejmuje obecnie maksymalnie dwóch użytkowników;
• bezpłatny Make ma limit dostępnych kredytów i rzadsze uruchamianie scenariuszy;
• bezpłatne narzędzia AI mają niższe limity użycia;
• część funkcji administracyjnych i zespołowych może być niedostępna.

Wariant 2: zrównoważony stack za 421,50 zł miesięcznie

Nie każdy pracownik musi otrzymać wszystkie płatne licencje. W tym wariancie
firmowa poczta obejmuje cały zespół, ale płatne AI i CRM otrzymują tylko
dwie osoby, które rzeczywiście z nich korzystają.

Roczny koszt wynosi 5 058 zł. Ta konfiguracja zakłada, że dwie osoby
obsługują sprzedaż i intensywnie korzystają z AI, natomiast pozostali
pracownicy nie potrzebują płatnych kont w tych usługach.

Cena HubSpot Starter jest ceną rozpoczynającą się od wskazanej kwoty.
Rzeczywisty rachunek może zależeć od wybranych modułów, liczby kontaktów,
sposobu rozliczania i aktualnej oferty.

Wariant 3: rozbudowany stack za 849,50 zł miesięcznie

W tym wariancie wszyscy członkowie zespołu otrzymują płatny dostęp
do ChatGPT Business i HubSpot Starter. Do automatyzacji przyjmujemy
zespołowy plan Make.

Roczny koszt takiego zestawu wynosi 10 194 zł. Nadal nie obejmuje on
osobnego programu graficznego, komunikatora premium, księgowości,
systemu rezerwacji, podpisu elektronicznego, hostingu ani usług
specjalistycznych.

Po dodaniu kilku narzędzi branżowych przekroczenie 1 000 zł miesięcznie
jest możliwe, ale nie stanowi automatycznie minimalnego lub typowego
kosztu każdej małej firmy.

Co najbardziej zwiększa koszt stacku?

1. Rozliczanie za każdego użytkownika

Subskrypcja kosztująca 20 USD miesięcznie nie jest dużym wydatkiem dla
jednej osoby. Przy pięciu użytkownikach daje już 100 USD miesięcznie,
a przy dziesięciu — 200 USD.

Przed przydzieleniem konta należy sprawdzić, czy pracownik rzeczywiście
potrzebuje płatnych funkcji. Nie należy jednak współdzielić jednego konta,
jeżeli zabrania tego regulamin usługi albo utrudnia to kontrolę dostępu.

2. Dublowanie tych samych funkcji

Najczęściej nakładają się na siebie:

• komunikator, czat w systemie projektowym i poczta;
• Notion, Dokumenty Google i firmowa baza wiedzy;
• Calendly, kalendarz i system rezerwacji;
• osobny CRM oraz arkusz prowadzony równolegle;
• kilka asystentów AI opłacanych dla tych samych osób;
• Make i Zapier obsługujące podobne procesy.

3. Promocyjna cena początkowa

Cena widoczna na stronie może dotyczyć nowych klientów, pierwszych miesięcy,
zobowiązania rocznego albo ograniczonej liczby funkcji. W audycie należy
korzystać z ceny, która będzie obowiązywała po zakończeniu promocji.

4. Opłaty zależne od wykorzystania

Niektóre usługi rozliczają operacje, kredyty, kontakty marketingowe,
przestrzeń, liczbę automatyzacji albo użycie modeli AI. Koszt może więc
rosnąć mimo niezmienionej liczby pracowników.

5. Brak procedury odbierania dostępów

Firma może nadal płacić za konto osoby, która zmieniła stanowisko lub
zakończyła współpracę. Proces odejścia pracownika powinien obejmować
odebranie dostępu, przeniesienie własności plików i usunięcie licencji.

Ukryty koszt: czas pracowników

Cena abonamentu jest tylko częścią kosztu. Firma ponosi również koszt
czasu przeznaczonego na:

• wybór i konfigurację programu;
• przenoszenie istniejących danych;
• szkolenie pracowników;
• tworzenie procedur;
• poprawianie błędów integracji;
• przełączanie się między aplikacjami;
• utrzymywanie automatyzacji;
• zarządzanie kontami i uprawnieniami.

Jeśli pięciu pracowników poświęca miesięcznie po godzinie na obsługę
niepotrzebnie skomplikowanego systemu, firma traci pięć godzin pracy,
nawet jeżeli same aplikacje są bezpłatne.

Jak obliczyć pełny koszt?

Można zastosować następujący model:

Pełny koszt miesięczny = abonamenty + opłaty za użycie + koszt wdrożenia
rozłożony na miesiące + czas obsługi i utrzymania.

Dopiero taki wynik można porównać z wartością czasu, błędów i pracy,
które dane rozwiązanie rzeczywiście eliminuje.

Jak przeprowadzić audyt narzędzi SaaS?

1. Zbierz wszystkie płatności.
   Sprawdź faktury, wyciągi z kart, PayPal, konta pracowników i subskrypcje
   kupione przez sklepy z aplikacjami.
2. Zapisz właściciela każdego narzędzia.
   Jedna osoba powinna odpowiadać za jego przydatność, dostęp i rozliczenie.
3. Policz aktywnych użytkowników.
   Konto istniejące nie zawsze oznacza konto używane.
4. Opisz obsługiwany proces.
   Każda aplikacja powinna rozwiązywać jasno nazwany problem.
5. Znajdź powtarzające się funkcje.
   Sprawdź, czy dwie usługi nie wykonują tego samego zadania.
6. Sprawdź termin odnowienia.
   Rezygnacja po automatycznym odnowieniu może oznaczać kolejny rok opłat.
7. Usuń niepotrzebne konta.
   Najpierw zabezpiecz i przenieś należące do nich dane.
8. Powtarzaj audyt co kwartał.
   W małej firmie kontrola raz na trzy miesiące zwykle pozwala szybko
   wykryć nowe, nieuzasadnione koszty.

Kiedy droższy plan ma sens?

Droższy wariant może być uzasadniony, gdy:

• eliminuje ręczną czynność wykonywaną wiele razy dziennie;
• zastępuje dwie lub więcej osobnych subskrypcji;
• zmniejsza liczbę kosztownych pomyłek;
• zapewnia wymagane mechanizmy bezpieczeństwa;
• umożliwia centralne zarządzanie kontami i uprawnieniami;
• usprawnia pracę większej części zespołu;
• jego korzyść została potwierdzona w rzeczywistym procesie.

Nie należy kupować wyższego planu wyłącznie na podstawie długiej listy
funkcji. Najpierw trzeba wskazać funkcję, która będzie używana, oraz
oszacować jej wpływ na pracę firmy.

Wersja bezpłatna nie zawsze jest najtańsza. Jeżeli limit powoduje częste
ręczne obejścia, płatny plan może obniżyć pełny koszt procesu. Z drugiej
strony płatna subskrypcja, której nikt nie wykorzystuje, pozostaje stratą
niezależnie od wysokości rabatu.

Podsumowanie

Nie istnieje jedna prawidłowa kwota, którą każda mała firma musi przeznaczać
na narzędzia. W przedstawionych przykładach podstawowy stack dla pięciu
osób kosztuje 157,50 zł miesięcznie, wariant zrównoważony 421,50 zł,
a rozbudowany 849,50 zł przed podatkami i dodatkowymi usługami.

Największe oszczędności nie zawsze wynikają z negocjowania rabatu.
Często skuteczniejsze jest ograniczenie liczby płatnych kont, usunięcie
powtarzających się aplikacji i wykorzystanie funkcji zawartych już
w posiadanym pakiecie.

Dobry stack nie jest największym zestawem narzędzi. Jest najmniejszym
zestawem, który bezpiecznie obsługuje rzeczywiste procesy firmy.