Najważniejszy wniosek

Skąd biorą się niepotrzebne koszty SaaS?

Dublowanie funkcji

Firma może jednocześnie prowadzić zadania w Notion i ClickUp, rozmawiać
przez Slack i Microsoft Teams, przechowywać te same pliki na Dysku Google
i Dropboxie oraz opłacać kilka asystentów AI dla tych samych osób.

Nie oznacza to, że każda taka konfiguracja jest błędna. Problem występuje,
gdy nie da się wskazać odrębnej funkcji każdego narzędzia.

Nieaktywne konta użytkowników

Wiele usług rozlicza się za liczbę stanowisk. Firma może nadal płacić
za osobę, która zmieniła zakres obowiązków, zakończyła współpracę
albo od miesięcy nie loguje się do programu.

Zakup narzędzia „na przyszłość”

Subskrypcja bywa kupowana przed przygotowaniem procesu. Program ma zostać
wdrożony „później”, ale przez kolejne miesiące pozostaje niewykorzystany.
Sam zamiar wdrożenia nie stanowi korzyści uzasadniającej opłatę.

Automatyczne odnowienia

Roczna płatność może odnowić się, zanim ktokolwiek oceni wykorzystanie
usługi. Dlatego data odnowienia i wymagany termin rezygnacji powinny
znajdować się w rejestrze subskrypcji.

Ceny promocyjne i wyższe odnowienie

Cena początkowa może obowiązywać tylko nowych klientów albo przez kilka
miesięcy. Przy podejmowaniu decyzji należy uwzględnić zwykłą cenę po
zakończeniu promocji.

Opłaty zależne od wykorzystania

Koszt może zależeć nie tylko od liczby kont, ale również od liczby
operacji, kontaktów marketingowych, kredytów, przestrzeni dyskowej,
automatyzacji lub wykorzystania funkcji AI.

Zakupy wykonywane poza centralnym kontem

Część usług może być opłacana kartami pracowników, przez PayPal,
sklep z aplikacjami albo prywatne konto. Takie subskrypcje łatwo pominąć
podczas sprawdzania faktur firmowych.

Jak policzyć pełny koszt narzędzia?

Sama cena abonamentu nie pokazuje pełnego kosztu. Trzeba uwzględnić
również wdrożenie, utrzymanie i czas pracowników.

Do kosztu należy zaliczyć:

• abonament podstawowy;
• dodatkowe stanowiska użytkowników;
• opłaty za operacje, kredyty lub przekroczenie limitu;
• płatne dodatki i integracje;
• prowizję za przewalutowanie;
• podatek, jeśli nie został uwzględniony w cenie;
• czas konfiguracji i migracji;
• czas szkoleń;
• obsługę błędów i utrzymanie automatyzacji;
• koszt odzyskania lub przeniesienia danych.

Jak obliczyć wartość narzędzia?

Wartość można oszacować na podstawie czasu, liczby unikniętych pomyłek
albo przychodu, którego bez programu nie udałoby się uzyskać.

Przykład: jeśli automatyzacja usuwa 20 minut ręcznej pracy dziennie,
można policzyć miesięczną liczbę zaoszczędzonych godzin i porównać ją
z kosztem abonamentu oraz utrzymania procesu.

Do oszczędności nie należy wpisywać czasu deklarowanego w reklamie.
Pomiar powinien pochodzić z rzeczywistego procesu wykonywanego przed
wdrożeniem i po nim.

Przykładowy audyt siedmiu subskrypcji

Pięcioosobowy zespół korzysta z siedmiu usług. Na potrzeby przykładu
ceny dolarowe przeliczamy według założenia 1 USD = 4,00 zł.

Decyzje po audycie

• Google Workspace zostaje, ponieważ wszystkie konta są aktywne.
• ChatGPT Business zostaje ograniczony z pięciu do dwóch stanowisk.
• Make Teams zostaje zmieniony na tańszy plan Core.
• Notion zostaje przeniesiony na plan wystarczający do dokumentacji.
• ClickUp zostaje jako główny system zadań.
• Dropbox zostaje usunięty po przeniesieniu i zabezpieczeniu plików.
• Program graficzny zostaje, ponieważ jest regularnie używany.

W tym modelu koszt spada z 1 609,50 zł do 825,50 zł miesięcznie.
Przykładowa różnica wynosi 784 zł miesięcznie, czyli 9 408 zł rocznie.

Nie wynika ona z usunięcia wszystkich płatnych usług. Największe znaczenie
ma ograniczenie nieaktywnych kont, obniżenie planu automatyzacji
i likwidacja zdublowanego miejsca przechowywania plików.

Audyt narzędzi SaaS krok po kroku

Krok 1: znajdź wszystkie subskrypcje

Sprawdź:

• wyciągi ze wszystkich kart firmowych;
• rachunek bankowy;
• PayPal i inne systemy płatności;
• Apple App Store i Google Play;
• faktury otrzymane pocztą;
• konta zakładane przez pracowników;
• płatności roczne, które nie pojawiają się co miesiąc.

Krok 2: utwórz rejestr subskrypcji

Krok 3: sprawdź rzeczywiste wykorzystanie

Sama deklaracja „korzystamy” nie wystarcza. Sprawdź logowania, wykonane
operacje, aktywne projekty, przesłane pliki i wykorzystanie płatnych funkcji.

Brak logowania przez 30 dni jest sygnałem do sprawdzenia, ale nie powinien
powodować automatycznego usunięcia. Niektóre narzędzia są potrzebne
kwartalnie, sezonowo albo na wypadek incydentu.

Krok 4: znajdź duplikaty

Dla każdej usługi odpowiedz:

• jaki konkretny problem rozwiązuje;
• czy inna opłacana aplikacja ma tę samą funkcję;
• gdzie znajduje się aktualna wersja danych;
• co przestanie działać po jej usunięciu;
• czy pracownicy wiedzą, którego systemu mają używać.

Krok 5: sprawdź tańszy plan

Rezygnacja nie jest jedynym rozwiązaniem. Często wystarczy zmniejszyć
liczbę kont, obniżyć plan, przejść na rozliczenie odpowiednie do
rzeczywistego wykorzystania albo wyłączyć płatny dodatek.

Krok 6: wyznacz właściciela

Każde narzędzie powinno mieć osobę odpowiedzialną za koszty, użytkowników,
konfigurację, bezpieczeństwo i decyzję przed kolejnym odnowieniem.

Zostawić, obniżyć czy usunąć?

Narzędzie warto pozostawić, gdy:

• jest elementem regularnie wykonywanego procesu;
• ma aktywnych użytkowników;
• ogranicza liczbę błędów lub ręcznych czynności;
• przechowuje ważne dane, których nie obsługuje inny system;
• zapewnia wymagane mechanizmy bezpieczeństwa;
• jego pełny koszt jest niższy od uzyskiwanej korzyści.

Narzędzie należy ponownie ocenić, gdy:

• nikt nie potrafi wskazać jego właściciela;
• większość opłacanych kont jest nieaktywna;
• te same dane są prowadzone w drugim systemie;
• wyższy plan kupiono dla jednej nieużywanej funkcji;
• automatyzacja częściej wymaga naprawy, niż oszczędza pracę;
• nie wiadomo, jak wyeksportować dane;
• subskrypcja odnawia się bez wcześniejszej oceny.

Jak bezpiecznie zrezygnować z narzędzia?

Nie należy wyłączać usługi od razu po znalezieniu niepotrzebnej opłaty.
Najpierw trzeba zabezpieczyć dane i sprawdzić zależności.

1. Ustal właściciela konta i osoby korzystające z usługi.
2. Sprawdź, jakie dane są w niej przechowywane.
3. Znajdź integracje i automatyzacje zależne od tego konta.
4. Wyeksportuj dokumenty, kontakty, raporty i historię.
5. Sprawdź poprawność utworzonej kopii.
6. Przenieś potrzebne dane do docelowego systemu.
7. Poinformuj użytkowników o nowym sposobie pracy.
8. Anuluj odnowienie i zachowaj potwierdzenie.
9. Usuń tokeny API oraz połączenia z innymi aplikacjami.
10. Po zakończeniu dostępu usuń zbędne dane zgodnie z przyjętymi zasadami.

Jak często kontrolować subskrypcje?

W kalendarzu warto utworzyć przypomnienie co najmniej 30 dni przed
odnowieniem każdej rocznej subskrypcji. Jeżeli regulamin przewiduje
dłuższy termin rezygnacji, przypomnienie trzeba ustawić odpowiednio
wcześniej.

Podsumowanie

Ograniczanie kosztów SaaS nie polega na narzuceniu limitu pięciu aplikacji
ani usuwaniu wszystkiego, co nie było używane przez miesiąc. Takie reguły
nie uwzględniają usług sezonowych, zabezpieczeń ani procesów wykonywanych
rzadziej.

Skuteczny audyt zaczyna się od zebrania płatności, użytkowników,
zastosowań i terminów odnowienia. Następnie należy znaleźć zdublowane
funkcje, nieaktywne licencje i plany wyższe od rzeczywistych potrzeb.

Najbezpieczniejsza kolejność to: zmierzyć, zdecydować, wyeksportować
dane, przeprowadzić migrację i dopiero wtedy anulować usługę.